Généalogistes professionnels et dépenses

C’est bientôt la rentrée, période propice pour faire le plein de fournitures de bureau à des prix intéressants. Celles-ci constituent un poste de dépense non négligeable pour beaucoup de famille, mais aussi pour les généalogistes professionnels.

Et si nous parlions des différents postes de dépenses pour un généalogiste professionnel.

Il est un constat que je peux faire après vingt-cinq années d’exercices : à une exception près, les postes de dépenses du généalogiste professionnel ont changé.

Je passe sur les charges sociales qui ont connu une véritable révolution ces derniers mois pour ne parler que des charges liées à l’exercice de la profession.

Certains postes de dépense ont disparu, d’autres sont apparus, et d’autres encore ont évolué.

Parlons d’un poste qui a disparu : les photos.

Avec l’apparition du numérique, les dépenses liées à l’argentique ont disparu. Il n’est plus nécessaire d’acheter des pellicules et de les faire développer. Ce poste de dépenses était très important en termes financiers et nous obligeait à photographier à minima. Aujourd’hui, grâce au numérique, non seulement ces dépenses ont disparu, mais nous pouvons faire autant de photos que nous le voulons, sans limite autres que celles des archives.

La modernisation des imprimantes permet un excellent rendu de l’impression des photos. Le coût des cartouches d’encre est bien inférieur au coût des développements photos argentiques et certains clients préfèrent avoir une version numérique de leur dossier, plutôt qu’une version papier.

Exit également le poste “factures de téléphone”. Celles-ci pouvaient atteindre des sommets si le client était bavard. Je ne parle pas du coût d’une consultation des bases de données sur minitel (pour ceux qui ont connu cet instrument), alourdissant la facture téléphonique d’une manière substantielle. Aujourd’hui, le téléphone peut être illimité pour une facture très modérée et le professionnel, s’il le souhaite, peut être joignable à tout moment, hors de son bureau.

Le poste publicité a connu une énorme mutation : la Presse papier en souffre aujourd’hui, mais grâce à internet, nous pouvons toucher toute la planète avec un coût annuel inférieur au coût d’une seule parution dans une revue. Un site internet, bien référencé, bien présenté, fera plus en termes de publicité, que toutes les revues spécialisées. C’est devenu un réflexe aujourd’hui, lorsque l’on cherche un professionnel : les moteurs de recherche internet.

Justement, à cause de l’informatique, de nouveaux postes de dépenses sont apparus : le matériel informatique (ordinateurs, imprimantes, scanner, APN) a envahi la pratique du métier, mais, avec les années, leur coût a diminué d’une manière étonnante. L’utilisation des logiciels a augmenté : nous sommes passés du simple traitement de texte et tableur, aux packs complets, plus les logiciels de traitement d’image, de capture, de généalogie, de courriels, de création de site, de comptabilité, de bases de données, anti-virus. Mais même là, si vous vous y connaissez un minimum en informatique, vous pouvez utiliser des logiciels open-source et diminuer encore ces coûts.

A cela s’ajoutent les abonnements pour les sites tels que Filae, Geneanet et autres bases de données payantes en ligne.

Les dépenses de fournitures de bureau ont peu évolué : nous consommons plus de cartouches d’encre, à cause des photos, mais le reste est stable.

L’exception à ces évolutions, c’est le poste « frais de déplacements et de séjours ». Nous devons toujours nous déplacer pour aller aux archives, en mairies, et le prix de l’essence alourdit la facture.

Cependant, nous pouvons limiter la durée du déplacement. Là où, auparavant, il nous fallait cinq jours, dont trois rien que pour les BMS-NMD, aujourd’hui, les archives en ligne permettent de passer ces trois journées chez soi, sans déplacement. Il ne reste plus que deux jours sur place, soit des nuits d’hôtel en moins.

Evidemment, vous pouvez toujours sous-traiter les recherches lointaines à un collègue, mais là, attention danger. A voir pourquoi dans un autre article à paraître.

Le métier est en constante évolution et mutation, il est logique que nos dépenses le soient aussi. Car des dépenses, il y en a, même en l’absence de client.

N’oubliez pas, si vous êtes sous le régiment auto-entrepreneur, vous ne pouvez déduire aucune de ces dépenses, de votre chiffre d’affaire. Il est donc très important de les maîtriser au maximum.